Voilà des années que les entreprises du groupe Vanbreda accordent une très grande importance au respect de la vie privée. Nous traitons les données à caractère personnel de chaque personne physique avec soin et d’une manière tenant compte de la législation en vigueur, peu importe si cette personne physique est un preneur d’assurance (potentiel), un assuré, une victime, un bénéficiaire, une personne de contact au sein d’une entreprise, un témoin, un expert…
Cette déclaration explique pourquoi Vanbreda collecte des données à caractère personnel, ce que nous en faisons et quels sont vos droits.
1. Qui est le groupe Vanbreda?
Le groupe Vanbreda est un ensemble de sociétés s’occupant d’activités de courtiers en assurances et de différentes assurances, de la fourniture de conseils, de la gestion de patrimoine, de la gestion des risques et du traitement des sinistres et/ou d’activités dans le prolongement de celles-ci. Chaque entreprise du groupe est reconnue comme courtier en assurances indépendant.
En Belgique, le groupe Vanbreda comprend: Vanbreda Risk & Benefits – FSMA n° 13718 A-R (BE 0404.055.676), Vanbreda Ausloos – FSMA n° 47833 A (BE 0474.182.421), Vanbreda Credinco – FSMA n° 042518 A (BE 0462.175.702), Vanbreda Geerts – FSMA n° 044401 A (BE 0466.513.679), Vanbreda Huysmans – FSMA n° 067446 A (BE 0478.505.552), Vanbreda Missinne – FSMA n° 013584 A (BE 0426.071.906), Vanbreda Cornelis – FSMA n° 12565 A (BE 0425.054.196).
Aux Pays-Bas, le groupe Vanbreda est représenté par Vanbreda Risk & Benefits Nederland et au Luxembourg par Vanbreda Risk & Benefits S.A..
Le groupe Vanbreda entretient des liens étroits avec la compagnie d’assurance Justitia. Justitia est spécialisée dans l’assurance des plans Employee Benefits qui sont élaborés par le groupe Vanbreda à la mesure de l’entreprise-preneuse d’assurance.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l’entreprise Vanbreda qui les a collectées. Cette déclaration fait référence à ce responsable du traitement en l’appelant Vanbreda.
2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons?
Suivant la situation, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identité, vos coordonnées, vos données de santé, vos données financières, votre numéro de registre national… Nous traitons ces données à caractère personnel uniquement pour l’une des raisons énumérées sous le point 4.
3. Vos droits
3.1 Vous pouvez consulter vos données à caractère personnel
Si vous désirez savoir si et quelles données à caractère personnel vous concernant sont traitées par Vanbreda, vous pouvez demander de les consulter. Vanbreda vous fournira alors un aperçu le plus complet possible des données à caractère personnel qu’elle traite dans ses fichiers actifs. Étant donné la grande quantité de données à caractère personnel traitées par Vanbreda, nous vous demandons de nous préciser sur quelles informations ou quelles activités de traitement porte la demande. Les données à caractère personnel uniquement reprises dans les fichiers de sauvegarde ou dans les journaux ou qui ne peuvent pas être directement associées avec vous ne seront pas reprises. Étant donné la sensibilité des données portant sur la santé, celles-ci ne sont pas envoyées par défaut. Pour ce faire, nous vous demandons de nous indiquer à quel médecin nous pouvons les envoyer afin qu’elles soient à votre disposition auprès de celui-ci.
3.2 Vous pouvez faire corriger vos données à caractère personnel
S’il apparaît que les données à caractère personnel que nous traitons pour vous sont incomplètes ou ne sont (plus) pas correctes, vous pouvez les (faire) adapter et/ou compléter.
3.3 Parfois, vous pouvez faire effacer vos données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel sont automatiquement effacées après quelque temps. Vous trouverez de plus amples explications à ce sujet au point 6. Si vous pensez que vos données à caractère personnel sont traitées à tort, vous pouvez demander que Vanbreda les efface plus tôt.
3.4 Vous pouvez émettre des objections contre une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel
Il peut arriver qu’en raison d’une situation spécifique dans laquelle vous vous trouvez, vous ne soyez pas d’accord avec un traitement sur la base des intérêts légitimes de Vanbreda. Dans ce cas, vous pouvez émettre des objections contre le traitement de vos données à caractère personnel et Vanbreda examinera vos intérêts spécifiques ainsi que les siens. C’est uniquement s’il y a des motifs légitimes impérieux qui l’emportent sur vos intérêts (par exemple : lutte contre la fraude) ou dans le cadre d’une (future) action que Vanbreda continuera à traiter vos données à caractère personnel.
Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel pour le marketing direct, Vanbreda mettra un terme au traitement effectué à cette fin.
3.5 Vous pouvez vous opposer à une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel
Vous pouvez demander à Vanbreda de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous avez par exemple besoin de temps pour contrôler l’exactitude de vos données à caractère personnel, si le traitement est illégitime, si Vanbreda n’a plus besoin de ces données à caractère personnel (mais vous bel et bien dans le cadre d’une action) ou si vous avez émis une objection contre un traitement et s’il doit encore y avoir un examen des intérêts.
3.6 Vous pouvez demander de céder vos données à caractère personnel à une autre partie
Pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Vanbreda, et qui sont traitées avec votre autorisation ou sur la base d’un contrat et par l’intermédiaire d’un procédé automatisé, vous pouvez demander qu’elles vous soient cédées ou qu’elles soient cédées à une autre partie.
3.7 Vous pouvez parfois refuser que des décisions soient prises sur la base d’un traitement automatisé
Dans certains de nos processus, des décisions sont prises sans intervention humaine. Citons à titre d’exemple le remboursement d’un sinistre pour lequel il est également clair pour un ordinateur dans la situation spécifique que le remboursement est évident. L’existence d’une telle prise de décision automatisée et la logique sous-jacente sont indiquées lors du processus. Vous pouvez toujours contacter votre personne de contact auprès de Vanbreda si vous avez des questions à propos de cette prise de décision automatisée ou si vous ne comprenez pas une décision et désirez de plus amples explications à cet égard.
3.8 Vous pouvez retirer votre autorisation
Vous pouvez à tout moment retirer votre autorisation pour les données à caractère personnel que Vanbreda traite sur la base de votre autorisation. Si vous retirez votre autorisation, il est possible que Vanbreda ne soit plus en mesure de fournir certains services.
3.9 Comment pouvez-vous exercer ces droits ?
Si vous désirez exercer l’un de ces droits, il est important que :
- vous formuliez clairement votre demande à Vanbreda (entre autres à propos des informations ou de l’activité concernée par votre demande, du type d’assurance, de votre numéro de client…) ;
- vous vous identifiiez (par exemple : par l’intermédiaire des plates-formes en ligne sécurisées ou par une copie de votre carte d’identité).
Selon l’importance et l’impact de votre demande, Vanbreda peut demander des informations complémentaires.
Il vaut mieux adresser votre demande à votre personne de contact auprès de Vanbreda.
Pour toute question ou plainte à propos de l’exercice de vos droits, vous pouvez aussi vous adresser au Data Protection Officer de Vanbreda : au moyen de notre formulaire, par e-mail à l’adresse dpo@vanbreda.be ou par courrier à Vanbreda Risk & Benefits S.A., à l’attention du Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 297, 2140 Anvers.
Vous trouverez de plus amples informations à propos de la législation relative à la protection des données à caractère personnel à l’adresse cnpd.public.lu, le site Web de l’autorité luxembourgeoise pour la protection des données. Vous pouvez également y introduire une plainte.
4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel?
4.1 Pour satisfaire aux obligations légales
Vanbreda a besoin de certaines données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations légales. Si elle ne peut pas disposer de ces données, elle ne peut pas conclure d’accord avec vous, le poursuivre ou effectuer une opération demandée par vous-même ou par une tierce partie à votre avantage.
Les dispositions légales qui incitent Vanbreda à traiter vos données à caractère personnel sont entre autres :
- la législation sur les assurances, en particulier la loi du 4 avril 2014 et la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers ;
- la législation contre le blanchiment d’argent, en particulier la loi du 18 septembre 2017 ;
- la législation relative aux sanctions, en particulier le Règlement européen 2580/2001/CE ;
- les obligations comptables et fiscales.
4.2 Pour pouvoir conclure et exécuter le contrat
Certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour conclure le contrat d’intervention ou fournir le service que vous pouvez attendre de Vanbreda dans le cadre de l’exécution du contrat.
Font entre autres partie du service de Vanbreda : les conseils, l’offre et la proposition de contrats d’assurance, mais également la réalisation du travail préparatoire à la conclusion des contrats d’assurance et la souscription proprement dite de ceux-ci. Enfin, Vanbreda vous épaulera aussi dans la gestion et l’exécution des contrats d’assurance. Elle se chargera des déclarations de sinistres et désignera, si nécessaire, des experts ou entrera en contact avec d’autres parties concernées et leur cédera vos données à caractère personnel.
Si vous désirez utiliser un système de tiers payant, Vanbreda devra également traiter des données à caractère personnel pour ce faire.
4.3 Pour le bon fonctionnement de nos services
Vanbreda traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime.
Les traitements réalisés à cette fin s’inscrivent notamment dans le cadre de :
- la gestion de la clientèle ;
- l’administration centrale au sein du groupe Vanbreda ;
- le contrôle général de l’entreprise, en ce compris le suivi de la rentabilité ;
- la gestion des risques, la lutte contre la fraude et la mise en conformité ;
- l’assistance juridique et la défense de nos droits ;
- le contrôle et l’amélioration de la qualité de la prestation de services ;
- l’audit interne ;
- l’assistance informatique à d’autres fins (par exemple : utilisation de données pseudo-anonymes lors des tests de programmes, la recherche de causes et la résolution de problèmes informatiques…) ;
- la protection du réseau et des informations, en ce compris le contrôle d’accès ;
- les études et les statistiques ;
- l’analyse de l’utilisation de sites Web, d’applications… en vue d’améliorer nos produits et nos services ;
- le marketing direct à la clientèle existante (publipostages commerciaux, invitation à des événements et séminaires, envoi d’enquêtes…).
Dans le cadre de ces traitements, Vanbreda prendra systématiquement en considération ses propres intérêts par rapport à vos droits et à vos attentes raisonnables. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’un des traitements susmentionnés, vous pouvez vous y opposer comme décrit au point 3.
4.4 Pour le bon fonctionnement des services de notre clientèle et de nos assureurs
Vanbreda traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base d’intérêts légitimes de tierces parties comme les clients, les employeurs et les assureurs. Cela se fera uniquement si l’intérêt de l’autre partie est plus important que l’impact sur vos droits et sur vos attentes raisonnables.
Les traitements réalisés à cette fin s’inscrivent notamment dans le cadre de :
- rapports de statistiques à des clients et employeurs, par exemple afin d’améliorer les conditions de travail, de prévoir une formation ciblée… ;
- demandes et comparaisons d’offres d’assurances ;
- la prévision et la prise d’assurances (par exemple : assurance accidents du travail).
Lorsque c’est possible, ces données sont communiquées sur une base anonyme avec les parties concernées.
4.5 Pour faire du marketing direct
Vanbreda désire vous proposer des produits et services susceptibles de vous intéresser. Par ailleurs, nous considérons qu’il est de notre mission de vous indiquer les nouveaux risques professionnels qui peuvent par exemple menacer la continuité de votre entreprise.
Afin de vous conseiller au mieux, Vanbreda se sert des données à sa disposition. Vanbreda utilise ainsi vos données à caractère personnel pour faire du marketing direct. À travers l’analyse de celles-ci, vous bénéficiez d’une approche sur mesure et Vanbreda peut vous faire des propositions personnalisées. Si vous ne le désirez pas, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
4.6 Parce que vous nous avez donné votre autorisation pour ce faire
Certaines données à caractère personnel sont uniquement traitées parce que vous avez donné votre autorisation pour ce faire à Vanbreda. Vous pouvez toujours retirer cette autorisation, sans devoir motiver votre décision.
Ce retrait signifie que les traitements anciennement autorisés ne seront plus possibles à l’avenir. Le retrait de votre autorisation n’implique toutefois pas que les traitements ayant été réalisés sur la base de votre autorisation ne seront plus valables.
5. De qui recevons-nous vos données à caractère personnel?
Vos données à caractère personnel peuvent arriver chez Vanbreda de différentes manières :
- Vous nous les avez vous-même communiquées, au début ou pendant la collaboration.
- Vanbreda a reçu vos données à caractère personnel de quelqu’un de votre entourage (familial).
- Vanbreda a reçu vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec votre employeur en vertu duquel vous êtes un(e) assuré(e)/bénéficiaire/personne de contact.
- Vanbreda a trouvé ces données à caractère personnel dans des sources publiques (par exemple : le Moniteur belge, LinkedIn…).
- Vanbreda les a achetées auprès de tierces parties, par exemple une banque de données de prospection à laquelle vous avez donné votre autorisation.
- Quelqu’un d’autre a remis à Vanbreda vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat d’assurance ou de la gestion d’un sinistre.
- Quelqu’un d’autre a remis à Vanbreda vos données à caractère personnel dans le cadre d’un contrat que Vanbreda a avec cette tierce partie (par exemple : facture d’hôpital qui arrive directement chez Vanbreda par l’intermédiaire d’AssurCard).
- D’une manière indirecte (par exemple : en surfant sur notre site Web).
Si vous fournissez à Vanbreda des données à caractère personnel de quelqu’un d’autre, il est important que vous en informiez cette personne et que vous la renvoyiez à cette déclaration de respect de la vie privée.
6. À qui fournissons-nous vos données à caractère personnel?
6.1 Groupe Vanbreda
Vos données à caractère personnel peuvent être échangées entre les entreprises du groupe Vanbreda. De cette manière, chaque entreprise Vanbreda est informée de la relation de clientèle et vous ne devez pas nous transmettre à chaque fois les mêmes renseignements.
Bien entendu, cela ne s’applique pas à vos données médicales. Celles-ci sont uniquement traitées par l’entreprise au sein de laquelle elles ont été collectées.
Au sein du groupe Vanbreda, seules les personnes ayant besoin d’informations spécifiques pour le traitement ont accès à vos données à caractère personnel. Les données auxquelles elles ont accès dépendent de la raison pour laquelle elles ont besoin de les consulter.
6.2 Autres
Vanbreda peut transmettre vos données à caractère personnel à des tierces parties impliquées dans l’exécution d’un contrat ou d’une police. Il s’agit par exemple d’assureurs (potentiels), de la personne de contact d’une entreprise, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque, d’une mutualité…
Vos données de santé sont traitées avec le plus grand soin. Afin de ne pas traiter de données inutiles, nous vous demandons de respecter les accords pris dans la police d’assurance. Ainsi, dans certaines circonstances, il est demandé d’envoyer directement des informations médicales au médecin-conseil de la compagnie d’assurance.
Si Vanbreda communique ces données à une tierce partie (par exemple : un assureur ou votre médecin traitant), cela s’inscrit uniquement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou du remboursement d’un sinistre.
Vanbreda peut également transmettre vos données à caractère personnel à des parties impliquées dans le traitement d’un sinistre. Il s’agit par exemple de (l’assureur de) l’autre partie, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque…
Pour que sa prestation de services se déroule d’une manière optimale, Vanbreda fait appel à plusieurs fournisseurs et sous-traitants. Afin d’exécuter correctement leurs missions, il se peut qu’ils aient accès à vos données à caractère personnel. En concluant avec eux un contrat de traitement, Vanbreda leur impose des directives très claires en fonction et dans le cadre desquelles vos données à caractère personnel peuvent être traitées. En outre, Vanbreda leur impose également toutes les normes de protection requises.
Si Vanbreda y est légalement contrainte, elle partagera vos données à caractère personnel avec les instances publiques compétentes.
Important : Vanbreda ne vend pas vos données à caractère personnel !
Vanbreda a pour objectif de traiter vos données à caractère personnel le plus possible au sein de l’Espace économique européen, sauf si c’est strictement nécessaire à l’exécution du contrat (par exemple : prise de contact avec un expert local en cas de sinistre à l’étranger). Si ce n’est pas le cas, Vanbreda vous en informera.
7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
Vanbreda conservera uniquement vos données à caractère personnel aussi longtemps que Vanbreda a besoin de ces données pour l’exécution de ses missions et la défense de vos intérêts.
Dans nos systèmes actifs, nous détruisons vos données au plus tard après l’échéance du délai de responsabilité pour les plaintes potentielles.
Dans nos systèmes de sauvegarde, vos données sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient supprimées en raison de la nature même du système de sauvegarde. Si une sauvegarde doit être utilisée, ce sont d’abord les données qui ne sont plus nécessaires aux fins décrites qui sont supprimées des systèmes actifs.
8. Questions et problèmes en rapport avec le respect de la vie privée
Veuillez nous contacter par courrier électronique à info@vanbreda.lu ou en écrivant à Vanbreda Risk & Benefits S.A. / 2-4, rue du Château d’Eau / L-3364 Leudelange / Luxembourg. Alternativement, vous pouvez nous appeler au +352 46 54 03.
Vous pouvez également vous adresser à notre fonctionnaire chargé de la protection des données (DPO) pour l’ensemble de vos questions et problèmes relatifs au traitement de vos données à caractère personnel : dpo@vanbreda.be, au moyen de notre formulaire ou par courrier à Vanbreda Risk & Benefits S.A., à l’attention du DPO, Plantin en Moretuslei 297, 2140 Anvers.
Cette politique a été mise à jour en mai 2018.
